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United Kingdom Research Reserve (UKRR) Today’s solution to yesterday’s problems - Deborah Shorley

Abstract :

By the end of the twentieth century UK university libraries were bursting at the seams. Indeed, paradoxically, many universities continued to regard the size of their library collections as a potent status symbols. But by the turn of the century many were beginning to admit quietly that something had to be done. Not only were we adding kilometres of shelving to our libraries every year, but much of the material kept on these shelves was also held by many other institutions across the country. And this, even though ever more legacy journal material was becoming available in durable digital form. We were also struggling to cater for hugely increased numbers of students, who expected bigger, brighter spaces to study in. Something had to give.

UKRR is a child of its time – conceived to protect the UK’s research information infrastructure by replacing the just in case model with just in time access to material. But what exactly is it ? At its simplest : The UK Research Reserve (UKRR) is a collaborative, co-ordinated and sustainable approach to securing the long-term retention, storage and access to low-use printed research journals.

It aims to :

- safeguard the long-term future of printed research journals ;
- enable quick and easy access to research material ;
- ensure efficient use of resources.

UKRR Phase One was a pilot project, funded by the Higher Education Funding Council for England (HEFCE) for 18 months from early 2007, and led by Imperial College London, achieved all it set out to do, and far more. Not only did it effect the disposal of about 18 kilometres of low use research journals in the six partner institutions, but far more importantly it proved that this collaborative model for national collection development could work in the real world.

All in all UKRR Phase One worked. It showed that the British Library had reassuringly few gaps in its collection, but that duplication across the sector remained very high. It also showed conclusively that we needed a large scale national scheme to tackle the problem right across the sector. And this would demand serious money.

So UKRR Phase Two was launched in February 2009, funded by the Higher Education Funding Council for England (HEFCE) to the tune of 11.5m euros.

Twenty-nine university libraries are participating in UKRR phase 2, which by June 2011 had processed 33810 m of material. On average around 85% of the material offered to UKRR is cleared for disposal, with 13-14% retained for the research reserve. The remaining 1-2% will be found to be either outside the scope of the collection policy, or withdrawn from the process by the library. Some of the varied uses for space freed up through participation in UKRR include new study spaces, group study areas, learning cafes, and IT training facilities.

This is a groundbreaking initiative so we have of course encountered a few problems on the way. Issues we have faced so far include resistance within some disciplines to reduce their print collections, despite electronic access ; and at operational level the variable quality of bibliographic and holdings data can make it difficult to match holdings across institutions and coordinate the disposal process as speedily as we would like.

All in all we are well pleased with the progress UKRR has made so far. Five years ago it simply couldn’t have happened – and five years hence, we hope it will have freed up around 100kms of shelving across UKRR member libraries. Thereafter, who knows ? Other journals, monographs, international collaborations ? It is all to play for.

Meanwhile, one thing is certain : UKRR is already a key plank in the UK’s research infrastructure. Our researchers, long recognised by many to be among the most effective in the world, need to find the information they need, when and where they need it. UKRR is a twentyfirst century way of making sure this will continue to happen.

Résumé :

United Kingdom Research Reserve (UKRR) Une solution d’aujourd’hui pour les problèmes d’hier

À la fin du XXe siècle, les bibliothèques universitaires du Royaume-Uni menaçaient d’éclater. En effet, de manière paradoxale, beaucoup d’universités continuaient de considérer l’importance de leurs collections comme le symbole fort de leur prestige. Mais au tournant du siècle, beaucoup commençaient à admettre tout doucement qu’il fallait faire quelque chose. Non seulement nous ajoutions tous les ans des kilomètres de rayonnages à nos bibliothèques mais beaucoup des documents conservés en rayons se étaient aussi détenus par beaucoup d’autres institutions partout dans le pays. Et cela, malgré l’apparition croissante de revues traditionnelles disponibles durablement sous forme numérisée. Nous nous efforcions également d’accueillir des effectifs d’étudiants qui croissaient énormément, et qui désiraient étudier dans des espaces plus spacieux et plus lumineux. Il fallait agir.

L’UKRR est un enfant de son temps. Conçu pour protéger l’infrastructure de l’information scientifique du Royaume-Uni en remplaçant le modèle d’accès aux documents « au cas où ? » par le modèle « juste à temps ». Dans sa plus simple expression : UK Research Reserve (Réserve britannique pour la recherche - UKRR) est une approche collaborative, coordonnée et durable visant à garantir la conservation à long terme, le stockage et l’accès à des revues scientifiques eu utilisées.

Elle a pour objectifs de :

- sauvegarder l’avenir à long terme des revues scientifiques imprimées ; 
- permettre un accès libre et rapide aux documents de la recherche ; 
- assurer une utilisation efficace des ressources. La première phase de UKRR, un projet pilote, soutenu par le Conseil de financement de l’enseignement supérieur en Angleterre (HEFCE) pendant 18 mois à partir du début 2007 et conduit par l’Imperial College de Londres, a réalisé tous ses objectifs et au-delà. Non seulement elle a pu rationaliser la gestion de 18 kilomètres de revues scientifiques faiblement utilisées dans les six institutions participantes, mais, bien plus important encore, elle a prouvé que ce modèle collaboratif pour le développement de collections nationales était viable.

En somme, UKRR dans sa phase 1 a bien fonctionné. Chose rassurante, il a montré que le fonds de la British Library présentait peu de lacunes, mais que les doublons dans ce domaine restaient élevés. Il a aussi montré très clairement que nous avions besoin d’un plan national à grande échelle pour régler efficacement le problème, ce qui exigerait un soutien financier conséquent.

C’est ainsi que la phase 2 de UKRR a été lancée en février 2009, avec un financement du Conseil de financement de l’enseignement supérieur d’Angleterre (HEFCE) à hauteur de 11,5 millions d’euros. Vingt-neuf bibliothèques universitaires participent à cette phase 2 de l’UKRR, qui avait déjà traité 33 810 m de rayonnages, à la date de juin 2011. En moyenne environ 85 % des documents proposés à UKRR ont été réformés et 13-14 % ont été retenus pour y être versés. Les 1-2 % restants ne sont pas dans le périmètre de la politique des collections, ou ont été retirés de la chaîne par la bibliothèque. L’espace libéré a permis de créer de nouveaux espaces de travail, des espaces de travail collectif, des cafés-formation et des espaces de formation.

Cette initiative est révolutionnaire, donc nous avons bien sûr rencontré quelques problèmes en route. Les questions auxquelles nous avons fait face jusqu’ici incluent la résistance dans quelques disciplines pour réduire leurs collections papier, malgré l’accès électronique ; et au niveau opérationnel la qualité variable de données bibliographiques peut rendre difficile la correspondance des données entre institutions et la coordination des procédures de réforme aussi rapidement que nous voudrions.

Globalement, nous sommes très satisfaits de la progression de UKRR jusqu’à présent. Il y a cinq ans, cela ne se serait tout simplement pas fait - et dans cinq ans, nous espérons avoir libéré environ 100 km de rayonnage dans les bibliothèques membres de l’UKRR. Ensuite, qui sait ? D’autres revues, des monographies, des collaborations internationales ? La voie est libre.

En attendant, une chose est certaine : UKRR est d’ores et déjà un élément clé dans l’infrastructure de recherche du Royaume-Uni. Nos chercheurs, longtemps reconnus pour être parmi les plus efficaces dans le monde, doivent trouver les informations dont ils ont besoin, quand et où ils en ont besoin. UKRR est un moyen en ce 21e siècle que cela continue à se produire.

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Présentation de Deborah Shorley


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